Einzelheiten zur den Listen und der Erfassung

Normalerweise enthält ein Blatt 30 Zeilen.

Ein weiteres Formular, GP. 1000. 123. unterscheidet sich vom ersteren in der Überschrift:
Verzeichnis der mit dem Dampfer...........
und es enthält 31 Zeilen.

Bei Einsatz eines amerikanischen Schiffes ist das Wort deutsches durchgestrichen und durch das Wort amerikanisches ersetzt.

Bei Reisenden, meist Passagiere der ersten und zweiten Klasse, besonders bei US-Bürgern ist das Wort Auswanderer/Auswanderung durch Reisende/Reise ersetzt.

Die Spalte 6 Entlassungsurkunde ist entweder nicht ausgefüllt oder sie enthält häufig ein A für Auswanderer oder ein N für Nicht-Auswanderer. Die Spalteninhalte werden nicht erfasst.

Gelegentlich fehlende Numerierungen in den Abschriften bedeuten, daß in diesen Zeilen keine Eintragungen vorhanden sind.
Die Numerierung ist bei gleichem Unternehmer und gleicher Reiseklasse gelegentlich nicht fortlaufend sondern je Blatt von 1 bis 30.

Passagiere, die den Personenschutzfristen unterliegen werden nur mit ihrem Familiennamen aufgeführt, alle anderen Angaben sind durch das Wort priv. ersetzt
Nach den Bestimmungen des Bremischen Archivgesetzes vom 7. Mai 1991 (BremGBl. 1991 S. 159) und der Bremischen Archivbenutzungsordnung vom 1. März 1993 (BremGBl. 1993 S. 99) endet die Schutzfrist von Personen 90 Jahre nach ihrer Geburt, wenn ihr Todesdatum nicht bekannt ist. Somit fallen alle die Kinder unter diese Schutzfrist,

Die unterschiedliche Schreibweise der Staatsangehörigkeit wird vereinheitlicht. Für die deutsche Staatsangehörigkeit wird Deutsch gewählt, für alle anderen wird der Name des jeweiligen Staates in der Schreibweise der 1990er Jahre verwendet.
Gelegentlich ist hier der Name eines früheren deutschen Kleistaates angegeben; dann wird in die Bemerkungsspalte der Hinweis auf dieses Herkunftsland gegeben.

Einträge in der Spalte Staat oder Provinz sollten eine Verwechselung des Wohnortes nahezu ausschließen. Gelegentlich lassen aber Einträge vermuten, daß auch hier die Herkunftsprovinzen (z.B. frühere deutsche Kleinstaaten) von Personen gemeint sein können.
Beispiel:

Derartige Eintragungen werden umgesetzt in:

Da die beiden Spalten 11 Beruf und 12 Stellung nur selten so ausgefüllt wurden wie beabsichtigt, werden die Einträge zu einer Spalte zusammengefaßt.

Auf offensichtlich nichts wesentlich aussagende Eintragungen, wie Familienstand bei Kindern und Jugendlichen bis 16 Jahre, auf Angaben wie Kind, Sohn/Tochter oder Angehöriger, auf Berufsangaben wie keinen oder ohne wird bei der Übertragung verzichtet.
Ist aus dem Eintrag einer Frau oder eines Kindes der Beruf des Mannes/Vaters zu erkennen, wird der Eintrag übernommen.

Nicht immer gelingt es, Ortsbezeichnungen eindeutig zu identifizieren. Dann wird geschrieben wie gelesen. Fehlerhaft geschriebene aber eindeutig identifizierbare Ortsbezeichnungen werden korrigiert. Die Schreibweise ist dem 'ADAC Auto Atlas Europa' entnommen.
In der Spalte Zielort sind für Nordamerika überwiegend Ort, Staat (Staat abgekürzt) angegeben, für Südamerika und Australien sind der Name des Ausschiffungshafens oder einer Region, wie z.B. Südbrasilien genannt.
Eine zusätzliche Spalte US-Staat wurde aufgenommen mit der Absicht, Suchvorgänge zu erleichtern. Für Zielorte außerhalb der USA erfolgt hier kein Eintrag.
Fehlende Angaben zu US-Staaten werden nur dann hinzugefügt, wenn der Zielort eindeutig zugeordnet werden kann. Als Quelle dient hier der Rand Mc. Nally road atlas.
Gelegentlich ist unter Zielort der englischsprachige Text see col. 11 eingetragen. Im amerikanischen Einwanderungsformular, 'List or Manifest of Alien Passengers for the USA', ist die Spalte 11 der Geburtsort, folglich reist der Passagier wieder zurück nach Hause.

Von der Möglichkeit, mit Fragezeichen zu arbeiten, wird Gebrauch gemacht in der Form:
    ? = ein Buchstabe ist nicht lesbar oder nicht eindeutig identifizierbar,
    (?) = die Eintragung ist wegen schlechter Qualität nicht lesbar.

Erfasst werden auch die Daten der Personen, die in den Listen aus nicht dokumentierten Gründen durchgestrichen sind.

Gelegentlich tauchen Personen doppelt auf, die in den Listen von zwei Unternehmen aufgeführt sind. Auch diese Personen sind folglich zweimal erfasst, aber auch als solche gekennzeichnet.